Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): Pflicht und Ablauf für Arbeitgeber

Stand: 26.09.2026

Betriebliches Eingliederungsmanagement ist für Arbeitgeber keine freiwillige Zusatzleistung, sondern eine gesetzliche Pflicht. Sobald Beschäftigte innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren, müssen Sie nach § 167 Abs. 2 SGB IX ein BEM anbieten – unabhängig von Betriebsgröße, Branche oder Schwerbehinderung.

In der Praxis scheitert das Verfahren selten am guten Willen, sondern an Details: falsch berechnete Fristen, fehlende Datenschutzhinweise in der Einladung oder eine BEM-Akte, die in der Personalakte landet. Dieser Beitrag zeigt, wann die Pflicht greift, wie ein rechtssicheres betriebliches Eingliederungsmanagement abläuft und wie sich BEM von BGM und stufenweiser Wiedereingliederung abgrenzt.

Inhaltsverzeichnis

• Kurzantwort: Was ist ein betriebliches Eingliederungsmanagement?
• 1. Wann ist BEM Pflicht? Die Voraussetzungen nach § 167 SGB IX
• 2. Was passiert, wenn Arbeitgeber kein BEM anbieten?
• 3. Wer am BEM-Verfahren beteiligt ist
• 4. Betriebliches Eingliederungsmanagement: Ablauf in sieben Schritten
• 5. Datenschutz: Was in die BEM-Akte gehört – und was nicht
• 6. BEM und BGM: Der Unterschied
• 7. Unterstützung und Förderung von außen
• Häufige Fragen zum BEM
• Fazit

Kurzantwort: Was ist ein betriebliches Eingliederungsmanagement?

Ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein gesetzlich vorgeschriebener, ergebnisoffener Klärungsprozess nach § 167 Abs. 2 SGB IX. Arbeitgeber, Interessenvertretung und die betroffene Person prüfen gemeinsam, wie eine bestehende Arbeitsunfähigkeit überwunden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.

Das Angebot ist für den Arbeitgeber verpflichtend, die Teilnahme für Beschäftigte dagegen freiwillig. Ohne Zustimmung der betroffenen Person findet kein BEM statt.

1. Wann ist BEM Pflicht? Die Voraussetzungen nach § 167 SGB IX

Betriebliches Eingliederungsmanagement wird Pflicht, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. Maßgeblich ist nach herrschender Auslegung ein rollierender Zeitraum von zwölf Monaten, nicht das Kalenderjahr. Mehrere kurze Krankmeldungen werden also zusammengerechnet.

Sechs Wochen entsprechen 42 Kalendertagen, bei einer Fünftagewoche werden in der Praxis meist 30 Arbeitsunfähigkeitstage als Schwelle angesetzt. Die Ursache der Erkrankung spielt keine Rolle – auch ein Arbeitsunfall oder mehrere voneinander unabhängige Diagnosen zählen mit.

Für wen die Pflicht gilt

Der Gesetzeswortlaut spricht von „Beschäftigten“. Das Bundesarbeitsgericht hat schon früh klargestellt, dass damit alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gemeint sind, nicht nur schwerbehinderte Menschen. Auch Auszubildende und Teilzeitkräfte fallen darunter.

Eine Kleinbetriebsklausel gibt es nicht. Die Pflicht zum betrieblichen Eingliederungsmanagement trifft den Handwerksbetrieb mit acht Beschäftigten genauso wie den Konzern. Der Unterschied liegt allein in den arbeitsrechtlichen Folgen, dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Erneutes BEM nach kurzer Zeit

Ein abgeschlossenes Verfahren „verbraucht“ die Pflicht nicht. Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 18.11.2021 (2 AZR 138/21) müssen Arbeitgeber grundsätzlich ein neues BEM anbieten, wenn Beschäftigte nach Abschluss des letzten Verfahrens erneut mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig waren – auch wenn seitdem noch kein Jahr vergangen ist.

2. Was passiert, wenn Arbeitgeber kein BEM anbieten?

Ein unterlassenes BEM löst weder ein Bußgeld noch eine Behördenkontrolle aus. Viele Unternehmen unterschätzen das Thema deshalb. Die eigentliche Konsequenz zeigt sich erst im Kündigungsschutzprozess.

Ein BEM ist zwar keine formale Wirksamkeitsvoraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Wer jedoch kein Verfahren angeboten hat, muss vor Gericht im Detail darlegen, dass auch ein BEM keine Möglichkeit zur Weiterbeschäftigung ergeben hätte. Dieser Nachweis gelingt in der Praxis selten.

Relevant wird das überall dort, wo das Kündigungsschutzgesetz gilt, also bei mehr als zehn Beschäftigten und einer Betriebszugehörigkeit von über sechs Monaten. Für Unternehmen dieser Größe ist ein sauber dokumentiertes betriebliches Eingliederungsmanagement deshalb auch ein Stück Rechtssicherheit.

3. Wer am BEM-Verfahren beteiligt ist

§ 167 Abs. 2 SGB IX legt den Kreis der Beteiligten fest. Der Arbeitgeber muss betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten und organisieren, die übrigen Beteiligten wirken je nach Lage des Einzelfalls mit:

• Betroffene Person: Sie entscheidet über die Teilnahme und darüber, wer einbezogen wird. Seit 2021 darf sie zusätzlich eine Vertrauensperson ihrer Wahl mitbringen.
• Betriebs- oder Personalrat: Er ist zu beteiligen, sofern die betroffene Person zustimmt, und überwacht, dass der Arbeitgeber seine Pflicht erfüllt.
• Schwerbehindertenvertretung: Sie kommt bei schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten hinzu.
• Betriebsärztliche Betreuung: Sie wird einbezogen, soweit medizinischer Sachverstand erforderlich ist.
• Externe Stellen: Rehabilitationsträger oder Integrationsamt, wenn Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen in Betracht kommen.

Größere Unternehmen richten häufig ein festes BEM-Team ein. Wie das Verfahren im Betrieb konkret ausgestaltet wird, unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats. Eine Betriebsvereinbarung schafft hier klare Regeln für alle Seiten.

4. Betriebliches Eingliederungsmanagement: Ablauf in sieben Schritten

Das Gesetz schreibt für ein betriebliches Eingliederungsmanagement kein festes Verfahren vor, sondern nur Ziel und Beteiligte. Bewährt hat sich in der Praxis folgender Ablauf, der sich an Betriebe jeder Größe anpassen lässt.

Schritt 1: Fehlzeiten systematisch erfassen

Die Personalabteilung wertet Arbeitsunfähigkeitszeiten regelmäßig aus, idealerweise monatlich und rollierend über zwölf Monate. Nur so fällt rechtzeitig auf, wer die Schwelle überschreitet. Wer ohnehin BGM-Kennzahlen erhebt, kann diese Auswertung direkt integrieren.

Schritt 2: Schriftlich einladen

Die Einladung erläutert Ziele des Verfahrens, Freiwilligkeit sowie Art und Umfang der erhobenen Daten. Dieser Datenschutzhinweis ist gesetzlich vorgeschrieben. Fehlt er, gilt das BEM als nicht ordnungsgemäß angeboten – selbst wenn die betroffene Person ablehnt.

Schritt 3: Erstgespräch führen

Im Erstgespräch geht es um Vertrauen, nicht um Diagnosen. Die Beteiligten klären, ob die Person teilnehmen möchte, wen sie einbeziehen will und welche Themen sie besprechen möchte. Die Zustimmung wird schriftlich festgehalten.

Schritt 4: Situation analysieren

Nun rücken Arbeitsplatz, Aufgaben und Belastungen in den Blick. Hilfreich sind dabei Erkenntnisse aus der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen und, falls gewünscht, eine Einschätzung des Betriebsarztes.

Schritt 5: Maßnahmen vereinbaren

Typische Ergebnisse sind technische Anpassungen des Arbeitsplatzes, geänderte Arbeitszeiten, veränderte Aufgabenzuschnitte, eine Umsetzung oder eine medizinische Rehabilitation. Auch eine stufenweise Wiedereingliederung nach Krankheit kann Teil des Plans sein.

Schritt 6: Maßnahmen umsetzen

Jede Maßnahme braucht eine verantwortliche Person und einen Termin. Gerade in kleineren Betrieben scheitert das Verfahren oft nicht an der Idee, sondern an der fehlenden Nachverfolgung im Tagesgeschäft.

Schritt 7: Wirksamkeit prüfen und abschließen

Ein Folgegespräch nach einigen Wochen zeigt, ob die Maßnahmen wirken. Erst danach wird das Verfahren formell abgeschlossen. Der Abschluss ist wichtig, weil ab diesem Zeitpunkt die Frist für ein mögliches erneutes BEM läuft.

5. Datenschutz: Was in die BEM-Akte gehört – und was nicht

Wer betriebliches Eingliederungsmanagement durchführt, verarbeitet Gesundheitsdaten, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind. Deshalb gilt der Grundsatz der strikten Trennung: Die Unterlagen des Verfahrens werden in einer separaten BEM-Akte geführt, auf die nur die unmittelbar Beteiligten Zugriff haben.

In die Personalakte gehören lediglich das BEM-Angebot, die Zustimmung oder Ablehnung und die vereinbarten Maßnahmen. Diagnosen und Gesprächsinhalte haben dort nichts zu suchen. Beschäftigte sind außerdem nicht verpflichtet, ihre Diagnose offenzulegen.

Für die Aufbewahrung empfiehlt sich eine klare Löschfrist, etwa drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens. Legen Sie diese Frist am besten in der Betriebsvereinbarung oder einer internen Verfahrensregel fest.

6. BEM und BGM: Der Unterschied

Die beiden Abkürzungen werden oft verwechselt, verfolgen aber unterschiedliche Ansätze. Ein betriebliches Eingliederungsmanagement setzt beim Einzelfall an, nachdem eine längere Erkrankung bereits eingetreten ist. Betriebliches Gesundheitsmanagement setzt früher an und gestaltet Arbeitsbedingungen für die gesamte Belegschaft.

Merkmal	BEM	BGM
Rechtsgrundlage	§ 167 Abs. 2 SGB IX, verpflichtend	freiwillig, mit Pflichtanteilen aus dem Arbeitsschutz
Zielgruppe	einzelne Beschäftigte nach längerer Arbeitsunfähigkeit	gesamte Belegschaft
Ansatz	reaktiv, Einzelfallklärung	präventiv, strukturell
Teilnahme	freiwillig für Beschäftigte	freiwillig

Beide Systeme ergänzen sich. Häufen sich BEM-Fälle in einer Abteilung, liefert das anonymisiert ausgewertet wertvolle Hinweise für präventive Maßnahmen. Umgekehrt senkt ein wirksames BGM langfristig die Zahl der Fälle – ein Zusammenhang, den wir im Beitrag Krankenstand senken ausführlicher beleuchten.

Abgrenzung zur stufenweisen Wiedereingliederung

Auch die stufenweise Wiedereingliederung nach dem Hamburger Modell ist kein Synonym für BEM. Sie ist eine medizinische Maßnahme während der Arbeitsunfähigkeit, die ärztlich verordnet wird. Im BEM kann sie als eine von mehreren möglichen Maßnahmen vereinbart werden.

7. Unterstützung und Förderung von außen

Arbeitgeber müssen das Verfahren nicht allein stemmen. Seit 2022 gibt es bundesweit die Einheitlichen Ansprechstellen für Arbeitgeber (EAA), die kostenfrei zu Fragen rund um Beschäftigung und Gesundheit von Menschen mit Einschränkungen beraten und passende Leistungsträger vermitteln.

Darüber hinaus können Rehabilitationsträger und Integrationsämter konkrete Maßnahmen finanzieren, etwa technische Arbeitshilfen oder Umbauten. Nach § 167 Abs. 3 SGB IX dürfen sie Arbeitgeber, die ein betriebliches Eingliederungsmanagement einführen, zusätzlich mit Prämien oder einem Bonus fördern. Einen Rechtsanspruch darauf gibt es allerdings nicht.

Gerade kleinere Unternehmen ohne eigene Personalabteilung profitieren von externer Unterstützung beim Aufbau eines tragfähigen Verfahrens. Wie eine solche Begleitung aussehen kann, erfahren Sie auf unserer Seite zur BGM-Beratung für Unternehmen.

Häufige Fragen zum BEM

Muss ich auch in einem Betrieb mit fünf Beschäftigten BEM anbieten?

Ja. Die Pflicht nach § 167 Abs. 2 SGB IX gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Nur die kündigungsrechtlichen Folgen eines fehlenden Verfahrens sind in Kleinbetrieben ohne Kündigungsschutzgesetz geringer.

Dürfen Beschäftigte das BEM ablehnen?

Ja, die Teilnahme ist freiwillig. Lehnt die Person nach einer ordnungsgemäßen Einladung ab, hat der Arbeitgeber seine Pflicht erfüllt. Die Ablehnung sollte schriftlich dokumentiert werden.

Muss die Diagnose offengelegt werden?

Nein. Beschäftigte entscheiden selbst, welche Gesundheitsinformationen sie teilen. Für die Suche nach Lösungen reicht es oft, über Einschränkungen und Belastungen zu sprechen, ohne eine Diagnose zu nennen.

Wer darf das BEM-Gespräch führen?

Das Gesetz legt keine bestimmte Funktion fest. Bewährt haben sich geschulte Personen aus der Personalabteilung oder ein festes BEM-Team. Die direkte Führungskraft sollte nur dabei sein, wenn die betroffene Person das ausdrücklich wünscht.

Fazit

Ein betriebliches Eingliederungsmanagement ist Pflicht für jeden Arbeitgeber, sobald die Sechs-Wochen-Schwelle innerhalb von zwölf Monaten überschritten ist. Entscheidend für ein rechtssicheres Verfahren sind drei Punkte: eine systematische Fehlzeitenauswertung, eine vollständige Einladung mit Datenschutzhinweis und eine von der Personalakte getrennte Dokumentation.

Richtig umgesetzt ist BEM weit mehr als eine Pflichtübung. Es hält erfahrene Fachkräfte im Unternehmen, liefert Hinweise auf belastende Arbeitsbedingungen und wird so zum festen Baustein eines wirksamen Gesundheitsmanagements.

Den vollständigen Gesetzestext finden Sie in § 167 SGB IX bei gesetze-im-internet.de.